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Formularvorlagen-Builder verwenden – Web version

Dinh van der Does avatar
Verfasst von Dinh van der Does
Diese Woche aktualisiert

Zugriff auf den Formularvorlagen-Builder

Sie können auf den Formularvorlagen-Builder über die Seite Formularvorlagen 2.0 zugreifen, indem Sie eine der folgenden Aktionen ausführen:

  • Eine vorhandene Vorlage bearbeiten oder

  • Eine neue Vorlage erstellen

Eine vorhandene Vorlage bearbeiten

Um eine vorhandene Vorlage zu bearbeiten, klicken Sie auf die drei vertikalen Punkte (Optionsmenü) rechts neben einer veröffentlichten Vorlage in der Liste der Formularvorlagen:

Nach dem Klicken auf die drei vertikalen Punkte erscheint ein Dropdown-Menü. Dort können Sie einen neuen Entwurf erstellen:

Der Entwurfsmodus ist ein neues Konzept, das Ihnen zeigt, wie Sie Ihre Vorlage bearbeiten. Solange sich die Vorlage im Entwurfsmodus befindet, sind Ihre Änderungen für Ihre Projektkollegen nicht sichtbar. Um diese Änderungen für Kollegen verfügbar zu machen, müssen Sie die Vorlage veröffentlichen.

Nachdem Sie eine vorhandene Formularvorlage geöffnet haben, können Sie einen neuen Entwurf erstellen:

Hinweis: Wenn Sie bereits einen vorhandenen Entwurf haben, können Sie diesen jederzeit bearbeiten. Suchen Sie ihn in der Liste der Formularvorlagen, klicken Sie auf das Optionsmenü und wählen Sie Öffnen:

Eine neue Formularvorlage erstellen

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Vorlage hinzufügen:

Wenn das Popup-Fenster erscheint, können Sie:

  • Einen Vorlagennamen eingeben
    ​

  • Einen Formular-Typ auswählen (z. B. Sicherheit, Gesundheit, Umwelt)
    ​

  • Unterschriften aktivieren/deaktivieren (ermöglicht es Benutzern, beim Abschließen des Formulars Unterschriften hinzuzufügen)
    ​

  • Eine Sprache auswählen, damit Kollegen die Vorlage später in dieser Sprache finden können

Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorlage erstellen, um mit dem Erstellen Ihrer Formularvorlage zu beginnen:

Interface des Formularvorlagen-Builders

Sobald der Builder geöffnet ist:

  • Das Formular ist in Abschnitte unterteilt. Eine Formularvorlage kann beliebig viele Abschnitte haben.
    ​

  • Abschnitte bestehen aus Fragen. Jeder Abschnitt kann mehrere Fragen enthalten.

a) Klicken Sie auf einen Abschnitt, um ihn ein- oder auszuklappen:

Hinweis: Der zuletzt ein- oder ausgeklappte Abschnitt wird grün hervorgehoben. Der grün markierte Abschnitt ist der Abschnitt, auf den Sie gerade fokussiert sind.

b) Um alle Abschnitte gleichzeitig einzuklappen, klicken Sie auf die Schaltfläche Abschnitte einklappen:
​

Hinweis: Um alle Abschnitte zu erweitern, klicken Sie auf die Schaltfläche Abschnitte erweitern:

c) Sobald der Abschnitt erweitert ist, können Sie die Fragen innerhalb des Abschnitts einsehen:

Hinweis: Die Nummerierung der Fragen innerhalb eines Abschnitts erfolgt automatisch und entspricht dem Abschnitt, in dem sie sich befinden.

Vorlagendetails

Klicken Sie auf das Seiten-Symbol neben dem Vorlagentitel, um den Namen, Typ oder die Sprache der Formularvorlage zu bearbeiten:

Arbeiten mit Abschnitten & Fragen

a) Um einen neuen Abschnitt hinzuzufügen, klicken Sie auf Abschnitt hinzufügen:

Nach dem Hinzufügen eines neuen Abschnitts finden Sie drei Schaltflächen oben rechts im Abschnitt:

  1. Sichtbarkeitsregel hinzufügen/bearbeiten: Bestimmt, wann dieser Abschnitt angezeigt wird
    ​

  2. Fragen einklappen
    ​

  3. Optionen (Dropdown-Menü):

    • Beschreibung anzeigen/verbergen: Zeigt oder versteckt die Beschreibung dieses Abschnitts
      ​

    • Abschnitt duplizieren: Erstellt eine Kopie des Abschnitts
      ​

    • Abschnitt löschen

b) Um eine neue Frage hinzuzufügen, klicken Sie auf Frage hinzufügen:

Nach dem Klicken erscheint ein Dropdown-Menü mit den folgenden Fragetypen:

  • Datum

  • Freier Text

  • Freie Zahl

  • Mehrfachauswahl

  • Einzelne Auswahl – Text

  • Einzelne Auswahl – Zahl

Nach dem Hinzufügen einer neuen Frage finden Sie zwei Schaltflächen oben rechts bei der Frage:

  1. Sichtbarkeitsregel hinzufügen/bearbeiten: Bestimmt, wann die Frage angezeigt wird
    ​

  2. Optionen (Dropdown-Menü):
    ​

    • Beschreibung anzeigen/verbergen.
      ​

    • Kommentare zulassen: Ermöglicht es dem Ausfüllenden, Kommentare zu dieser Frage hinzuzufügen.
      ​

    • Anhänge zulassen: Ermöglicht es dem Ausfüllenden, Anhänge hinzuzufügen.
      ​

    • Frage duplizieren: Erstellt eine Kopie der Frage.
      ​

    • Frage löschen: Entfernt die Frage.

Hinweis: Sie können Fragen und Abschnitte mithilfe der Pfeile neben den Fragesnummern neu anordnen. Die Pfeile erscheinen, wenn der Abschnitt oder die Frage eingeklappt ist.

Abschnitte neu anordnen:
​

Fragen neu anordnen:

Antworttypen und vordefinierte Antworten

Vordefinierte Antworten können für alle Antworttypen im Dropdown-Menü festgelegt werden: Datum, Freier Text, Freie Zahl, Mehrfachauswahl, Einzelauswahl – Text, Einzelauswahl – Zahl:

Hier ist eine Übersicht über die Benutzeroberfläche innerhalb eines Abschnitts, nachdem ein „Antworttyp“ im Screenshot unten ausgewählt wurde:

Beispiel Antworttyp: Einzelauswahl – Text

  1. Klicken Sie auf die Pfeile, um Antworten neu zu ordnen.
    ​

  2. Die Plus-Schaltfläche zeigt eine neue Antwort an, die eingegeben werden kann.
    ​

  3. Klicken Sie auf das Ausrufezeichen-Symbol, um die Antwort als nicht konform zu markieren (die Schaltfläche wird orange, wenn aktiviert):
    ​

    Klicken Sie auf die orangefarbene Schaltfläche, um die Nichtkonformität zu entfernen (die Schaltfläche wird wieder neutral).
    ​

  4. Klicken Sie auf das Textblasen-Symbol, um diese Antwort vordefiniert zu markieren (die Blase wird grau):
    ​


    Klicken Sie auf die graue Schaltfläche, um die Vordefinition zu entfernen.
    ​

  5. Klicken Sie auf den roten Papierkorb, um eine Antwort zu löschen.
    ​

  6. Klicken Sie auf die grüne Eingabetaste, um eine Antwort hinzuzufügen.

Hinweis: Es ist nicht möglich, zwei identische Antworten für eine Frage einzugeben – eine Fehlermeldung erscheint oben rechts: Option existiert bereits.

Nichtkonformitäten festlegen

Nichtkonformitäten können für die folgenden Antworttypen festgelegt werden:

  • Freie Zahl

  • Mehrfachauswahl

  • Einzelauswahl – Text

  • Einzelauswahl – Zahl

Hinweis: Für Antworttypen wie Freier Text oder Datum sind keine Nichtkonformitätseinstellungen verfügbar.

Beispiel 1: Freie Zahl

  • Sie können einen Min/Max-Wertbereich festlegen (z. B. muss der Benutzer eine Zahl zwischen 23 und 90 eingeben).
    ​

  • Sie können einen Nichtkonformitätsbereich definieren (z. B. Werte zwischen 35 und 48 werden als nicht konform markiert):
    ​

Beispiel 2: Einzelauswahl/Mehrfachauswahl

Bei Fragen mit Einzel- oder Mehrfachauswahl können bestimmte Antworten als nicht konform markiert werden:

Hinweis: Wenn eine Person einen Wert auswählt oder eingibt, der innerhalb des definierten Nichtkonformitätsbereichs liegt, wird dies auf dem eingereichten Formular angezeigt.

Automatisches Speichern und Entwürfe

Alle Fortschritte im Builder werden automatisch gespeichert:

Um als Entwurf zu speichern, schließen Sie einfach den Formularvorlagen-Builder:

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück zu allen Vorlagen oben rechts, oder
    ​

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Formulare im Vorlagenbereich des linken Panels:

Vorlage veröffentlichen

Wenn Sie mit dem Erstellen der Formularvorlage fertig sind, klicken Sie auf Vorlage veröffentlichen, um sie Ihren Kollegen zur Verfügung zu stellen:

Nach dem Klicken erscheint ein Popup-Fenster mit dem Namen der Vorlage und zwei Optionen:

  • Bestehende Vorlage ersetzen: Sie bleiben in derselben Vorlage. Ihre Änderungen werden übernommen und ersetzen die vorherige Version.
    ​

  • Als neue Vorlage speichern: Eine Kopie der Vorlage wird erstellt und Ihre Änderungen gelten nur für die neue Vorlage. Die ursprüngliche Vorlage bleibt unverändert.

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