Guide étape par étape pour ajouter des participants en masse à des listes avec des droits d’accès spécifiques
Remarque : Si vous souhaitez modifier les droits d’accès ou supprimer des participants par la suite, vous pouvez le faire dans la section « Gestion des participants » d’Aproplan.
1. Commencez par cliquer sur la section « Listes » dans le panneau de navigation situé à gauche de l’écran :
2. Ensuite, sélectionnez les listes concernées et cliquez sur l’icône crayon (modifier) située en haut à droite de l’écran :
3. Après avoir sélectionné les listes et cliqué sur l’icône crayon (modifier), une nouvelle fenêtre apparaît dans laquelle vous pouvez modifier plusieurs champs.
Vous trouverez ci-dessous un aperçu des champs modifiables en masse :
A) Ajouter des participants : Cochez cette case si vous souhaitez ajouter des participants en masse à toutes les listes sélectionnées.
B) Ajouter l’adresse e-mail des participants : Saisissez les adresses e-mail des participants dont vous souhaitez modifier l’accès en masse.
(Astuce : Si vous saisissez d’abord « @ » dans le champ, un menu déroulant affichera tous les participants présents dans votre projet.)
Une fois le ou les participants ajoutés, vous pourrez modifier les paramètres suivants:
Niveau : permet de définir le rôle du participant au niveau des listes sélectionnées.
Statut de présence : permet de choisir entre les statuts « Présent », « Absent » ou « Excusé ». Dans les paramètres de génération du rapport de points au niveau de la liste, vous pouvez activer l’option P.A.E afin d’afficher une colonne indiquant le statut de présence du participant dans votre rapport.
Est invité : lorsque cette option est sélectionnée, le participant apparaîtra comme « présent » dans la colonne « invité » du rapport. L’option « invité » doit également être activée dans les paramètres de génération du rapport de points au niveau de la liste pour que la colonne apparaisse dans votre rapport.
Remarque : L’option « Est invité » n’est plus disponible et sera supprimée d’Aproplan.
C) Ajouter des documents : Cochez cette option si vous souhaitez ajouter en masse un plan spécifique pertinent pour toutes les listes sélectionnées. Ce document sera ensuite visible et facilement accessible dans la section documents des listes sélectionnées.
Cliquez sur « Mes documents » pour importer un document depuis la section documents de votre projet dans Aproplan, ou
Cliquez sur « votre bureau » pour ajouter un document depuis votre ordinateur.
D) Type de numérotation : Cochez cette case pour choisir le type de numérotation pour toutes les listes sélectionnées. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :
Project séquentiel
Occurrence + séquentiel
Code + séquentiel
Code + occurrence + séquentiel
E) Incrémenter l’occurrence : Sélectionnez cette option si vous souhaitez augmenter le numéro de version de toutes les listes sélectionnées.
Par exemple : si toutes les listes sélectionnées sont en version 1, chacune passera automatiquement en version 2.
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