La section Documents d’Aproplan est un espace centralisé dans lequel tous les documents liés à un projet peuvent être stockés, organisés et partagés avec les participants du projet.
Elle permet de téléverser des plans, rapports, photos et autres fichiers, de gérer leurs versions, de les maintenir à jour et de contrôler les accès selon les droits des utilisateurs.
Modes d’affichage de la section Documents
Il existe plusieurs façons d’afficher la section Documents dans Aproplan. Les différents modes sont décrits ci-dessous.
Mode Liste
Accédez à la section Documents en cliquant sur le bouton « Documents » dans le menu de navigation.
Pour passer au mode structure de dossiers, sélectionnez le niveau projet entier en cliquant sur « Entire project » depuis le bouton des listes.
Remarque : Il n’est pas possible de passer au mode structure de dossiers lorsque vous consultez les documents au niveau d’une liste.
3. Une fois le projet entier sélectionné, une icône de dossier apparaît en haut à droite.
Cliquez sur cette icône pour basculer vers le mode structure de dossiers.
Mode Structure de dossiers
Dans le mode structure de dossiers, les informations suivantes sont visibles pour chaque document :
A) Nombre de points liés au document
B) Nombre de versions du document
C) Nom du document
D) Type de document (rapport, plan, image, etc.)
E) Uploadé par (auteur du document)
F) Date d'upload
Affichage en miniatures
En cliquant sur le bouton « vue miniature », vous pouvez afficher les documents sous forme de vignettes.
2. Pour revenir à l’affichage en liste, cliquez sur « vue liste ».
Remarque :
En passant le curseur sur une vignette, trois points apparaissent. En cliquant dessus, plusieurs actions sont disponibles :
Aperçu, Télécharger, Modifier, Archiver, Supprimer, Afficher les détails du document.
Fonctions des documents
En survolant un document avec votre curseur, trois actions supplémentaires apparaissent :
1. Prévisualiser le document en cliquant sur l’icône en forme d’œil.
2. Télécharger le document en cliquant sur l’icône de téléchargement.
3. Modifier, archiver, supprimer ou afficher les détails du document via les trois points.
Remarque :
Lorsque vous disposez des droits nécessaires, les icônes apparaissent en gris foncé.
Si une icône est grisée, cela signifie que vous ne disposez pas des droits suffisants sur l’ensemble du projet. Veuillez contacter l’administrateur du projet.
Filtres enregistrées et recherche avancée
Dans la barre de recherche située en haut de l’écran, cliquez sur le bouton « Filtres » pour afficher les documents actifs ou archivés dans le menu déroulant.
Les documents actifs sont affichés par défaut.
Cliquez sur « recherche avancée » pour effectuer une recherche par opérateur, type ou critère.
Après avoir cliqué sur « recherche avancée », une nouvelle interface apparaît.
Aproplan filtre automatiquement sur « tous », mais vous pouvez affiner la recherche selon différents critères.
Remarque :
Veillez à respecter les majuscules. Les données saisies doivent correspondre exactement aux données du document.
Visibilité des dossiers
En cliquant sur la flèche située à côté d’un dossier, vous pouvez afficher ou masquer ses sous-dossiers.
Lorsque la flèche pointe vers le bas, les sous-dossiers sont visibles.
Ajouter un sous-dossier
Survolez un dossier avec votre curseur jusqu’à ce que les trois points apparaissent, puis cliquez dessus.
2. Cliquez sur « Ajouter un sous dossier ».
3. Une fenêtre s’ouvre. Indiquez le nom du sous-dossier puis cliquez sur « Ajouter ».
Remarque :
Il n’est pas possible d’ajouter de sous-dossier dans les dossiers photos et rapports.
Les sous-dossiers Mes photos et Mes rapports sont créés automatiquement et contiennent respectivement vos images et rapports.
Lorsque qu’un participant vous donne accès à ses dossiers Pictures ou Reports, un dossier est automatiquement créé à son nom, par exemple :
Photos – (nom de l’utilisateur A)
Rapports – (nom de l’utilisateur B)
Exporter la structure de dossiers vers Excel
En haut de la structure de dossiers, cliquez sur les trois points verticaux à côté de « Dossiers ».
2. Cliquez sur « Exporter la structure » pour exporter la structure des dossiers vers un fichier Excel.
Exemple de structure de dossiers exportée au format Excel :
Un problème? Contactez notre support ici ou posez vos questions en ligne directement sur l’application.