En cliquant sur Documents dans le projet complet (en haut à gauche de l'écran se trouve le nom du projet et juste en dessous de celui-ci, vous voyez dans quelle partie du projet vous vous trouvez : dans le projet complet ou dans une liste dont le nom apparaît), vous arriverez sur l'écran des documents.Dans la partie supérieure de la partie médiane de l'écran, vous apercevez les types de données liées aux documents :
Nombre de points (sur le document)
Nombre de versions (du document)
Nom du document
Type de document (rapport, plan, photo)
Auteur du document (la personne qui l'a téléchargé)
Date du téléchargement
En passant sur un document avec la souris, vous verrez apparaître trois fonctions supplémentaires :
Prévisualiser
Télécharger
Modifier, archiver, supprimer ou voir les détails du document
Si la fonction est montrée en gris clair, cela signifie que vous n'avez pas les droits d'accès nécessaires au projet entier. Veuillez contacter l'administrateur du projet pour avoir les droits d'accès corrects.
Dans la barre de recherche en haut de l'écran vous pouvez cliquer sur l'icône filtre pour voir les documents actifs ou archivés.
Les documents actifs sont montrés par défaut.
Vous pouvez alors cliquer sur la petite flèche à droite de la barre de recherche pour faire une recherche avancée:
L'application filtre automatiquement sur Tous mais vous pouvez également choisir de filtrer vos documents plus précisément selon différents critères et cliquer sur Recherche pour sauvegarder ces critères :
N’oubliez pas de tenir compte des majuscules. Les données que vous entrez dans la barre de recherche doivent correspondre aux données du document.
A droite de la barre de recherche, vous verrez également 5 autres icônes:
Structure de dossiers
Montrer/cacher les dossiers
Cliquez ici pour voir les documents classés par dossier
Quand vous êtes dans la structure de dossiers, vous verrez que l'icône change. Elle est maintenant complètement noire.
Vous pouvez cliquer sur la petite flèche à côté du dossier pour afficher ou cacher un dossier et ses sous-dossiers
Vous pouvez ajouter un sous-dossier en cliquant sur l'icône à droite du dossier Mes documents et ensuite sur + ajouter un sous-répertoireDans les dossiers des photos et des rapports, il n'est pas possible de créer de sous-dossier. Les dossiers Mes photos et Mes rapports sont déjà présents à la base et vos photos et rapports y seront automatiquement enregistrés. Quand un utilisateur vous donne accès à ses photos ou ses rapports, des dossiers seront automatiquement ajoutés, par exemple:Photos - Participant ARapports - Participant BUne fenêtre s'ouvre alors dans laquelle vous pouvez entrer le nom du sous-dossier et cliquer ensuite à droite sur Ajouter.
Le sous-dossier a bien été créé
Vous pouvez ensuite choisir de créer un autre sous-dossier sous Architecture, renommer le dossier Architecture ou bien supprimer le dossier Architecture, qui est un sous-dossier de Mes documents, en passant sur le dossier nouvellement créé avec votre souris et cliquer sur les 3 points à côté de "Architecture".
Vous verrez ou ne verrez pas ces options selon vos droits d'accès.
Exporter la structure de dossiers :
Cliquez en haut de la structure de dossiers, à côté de Dossiers, sur les trois petits points pour exporter votre structure sur Excel.
Exemple :
Cliquez ici pour avoir une vue en liste des documents (à ce moment vous êtes en vue miniatures des documents).
L'icône change pour vous informer que vous avez maintenant une vue en liste des documents.
Cliquez sur l'icône avec les trois petits points...
... pour accéder aux différents options (télécharger, modifier, archiver, supprimer, montrer les détails du document)
Selon vos droits d'accès les options seront en noir (disponible) ou en gris clair (non disponible).
Actualiser
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