Dans cet article, nous allons expliquer comment créer, personnaliser et envoyer un rapport aux participants du projet en utilisant l’application web Aproplan.
Guide étape par étape pour générer des rapports
1. Accédez à votre projet et cliquez sur la section Listes dans le menu de navigation situé à gauche de l’interface Aproplan. Sélectionnez la liste pour laquelle vous souhaitez générer un rapport :
2. Une fois dans votre liste, vous pouvez générer un rapport pour tous les points de la liste en cliquant directement sur l’icône d’imprimante afin de générer le rapport (A):
3. Vous pouvez également générer un rapport uniquement pour certains points en les sélectionnant (B), puis en cliquant sur l’icône d’imprimante (C) :
Configurer votre rapport
4. Après avoir cliqué sur l’icône d’imprimante, la fenêtre Générer un rapport s’ouvre. Elle est divisée en cinq catégories, offrant différentes options de personnalisation pour vos rapports :
Vous pouvez donner un titre à votre rapport (1).
Vous pouvez choisir si vous souhaitez afficher tous les points ou uniquement les points sélectionnés (2).
Vous pouvez choisir la langue du rapport. Les fonctions d’Aproplan seront alors traduites (3).
Vous pouvez également sélectionner l’option « Générer un rapport par responsable » (4).
Vous pouvez retrouver et utiliser les modèles de rapport existants que vous avez créés, ou utiliser les modèles par défaut fournis par Aproplan, en cliquant simplement sur le modèle puis sur le bouton vert « Créer » (5).
Vous pouvez aussi créer un nouveau modèle de rapport en cliquant sur le bouton plus « + » situé en haut à droite de la liste des modèles (5).
Remarque : Un modèle de rapport peut uniquement être créé lorsque vos options d’impression préférées ont été sélectionnées. Vous pourrez ensuite nommer le modèle afin de le retrouver rapidement lors de futures générations de rapports.
5. Lorsque vous survolez un modèle, deux options apparaissent :
A) Aperçu du modèle de rapport
B) Modifier le modèle de rapport
Options de tri
6. Lorsque vous choisissez de modifier un modèle existant ou d’en créer un nouveau, la même fenêtre Modifier le rapport s’ouvre. Vous pouvez y choisir comment regrouper les points dans votre rapport. Vous pouvez trier les points par :
Numéro
Statut
Catégorie
Pièce
Responsable
Échéance
Document
Important
Date
Liste
7. De plus, vous pouvez trier vos points par ordre croissant ou décroissant en cliquant sur la partie blanche à côté du bouton de tri :
Options d'affichage
8. Lors de la création de votre rapport, vous pouvez choisir entre plusieurs options de mise en page afin d’enregistrer et imprimer votre rapport personnalisé :
Afficher la liste des points : vous pouvez afficher la liste des points en cochant la case correspondante, puis choisir d’afficher la liste des points :
sans plans ni photos,
avec plans et localisation,
avec plans et photos,
ou uniquement avec plans,
via le menu déroulant situé à droite.
Vous pouvez aussi choisir d’afficher le sujet sur une seule ligne afin de gagner de la place en cochant la seconde case située en dessous.
Les différentes colonnes dans la liste des points : après avoir coché Afficher la liste des points, vous pouvez choisir les colonnes que vous souhaitez voir dans votre rapport en cliquant dessus.
Vous pouvez afficher les colonnes suivantes :
numéro du point,
sujet,
statut,
catégorie,
pièce,
responsable,
échéance,
date de création,
auteur,
pièces jointes (indique s’il y a des pièces jointes),
important,
nom de la liste dans laquelle le(s) point(s) se trouve(nt).
Vous pouvez également modifier l’ordre d’affichage des colonnes en faisant par exemple un glisser-déposer des barres horizontales comme indiqué sur la capture d’écran ci-dessus.
Pour ce faire, cliquez d’abord sur les cases à cocher des colonnes pour les activer (la case devient verte), puis vous pourrez les déplacer vers le haut ou vers le bas selon vos préférences.
Remarque : Les cases à cocher à côté de Numéro et Sujet sont grises dans la capture ci-dessus car ces éléments sont affichés automatiquement dans tous les rapports.
Exemple de paramètres : vous trouverez ci-dessous un exemple des paramètres d’un rapport de points :
Options de détail des points
9. Après avoir configuré l’ordre des colonnes (étape 8), faites défiler vers le bas. Voici un aperçu d’autres paramètres de rapport que vous pouvez inclure en cochant la case correspondante, ou exclure en laissant la case vide :
Plans avec numéros de points.
Aperçu des plans avec annotations (les annotations sont les marques que vous ajoutez sur un plan ; veuillez noter qu’une épingle utilisée pour localiser un point sur un plan est également considérée comme une annotation).
Afficher les détails des points (uniquement avec photos, avec plans et photos, avec plans et localisation, sans plans ni photos) : vous pouvez choisir d’afficher les photos au format A5 et/ou d’imprimer un point par page et/ou d’afficher la date de création.
Inclure les points archivés.
Joindre un fichier Excel : en cochant cette option, un fichier Excel contenant tous les points ou uniquement les points sélectionnés (selon votre choix) sera ajouté au rapport Aproplan.
Vous pouvez aussi cliquer sur Télécharger à droite pour enregistrer le fichier Excel des points dans le dossier Téléchargements de votre ordinateur. Les photos et documents joints aux points ne sont pas inclus dans ce fichier.Joindre le(s) plan(s) d’origine (format PDF).
Vous pouvez choisir de masquer la date et l’heure des photos.
Afficher les informations de l’auteur : vous pouvez choisir entre nom, rôle et entreprise.
Exemple de paramètres : consultez l’exemple ci-dessous des détails des points dans un rapport :
Page de couverture et informations supplémentaires
10. Une fois la configuration des paramètres des points terminée (étape 9), faites défiler vers le bas. Vous pourrez :
Ajouter une page de couverture, que vous pouvez importer depuis votre ordinateur en cliquant sur le bouton de téléchargement situé à droite.
Ajouter des informations supplémentaires au rapport en cochant la case correspondante, puis en complétant le champ de texte.
Paramètres des logos
11. Après avoir configuré les paramètres précédents, descendez en bas jusqu’aux paramètres des logos. Vous pouvez ajouter jusqu’à trois logos à votre rapport.
En cliquant sur le menu déroulant dans la section des logos, quatre options apparaissent :
Aucun logo : si vous ne souhaitez afficher aucun logo, sélectionnez « Aucun logo ».
Logo de l’utilisateur : le logo ajouté dans les paramètres de votre compte.
Logo du projet : le logo défini dans les paramètres du projet, affiché comme miniature du projet dans la liste des projets.
Logo personnalisé : vous pouvez importer un logo directement depuis votre ordinateur.
Une fois votre ou vos logo(s) sélectionné(s), vous pouvez aussi choisir où les afficher : en haut à gauche, au centre, en haut ou en haut à droite. La sélection de l’exemple ci-dessus fera apparaître le logo en haut à droite.
Vous pouvez également choisir d’afficher le(s) logo(s) sur chaque page en cochant la case « Afficher sur chaque page ».
12. Une fois la configuration terminée, vous pouvez prévisualiser le rendu de votre rapport en cliquant sur le bouton « Aperçu » en bas à gauche.
Lorsque vous êtes prêt, vous pouvez sauvegarder votre rapport et l’envoyer par e-mail aux autres participants en cliquant sur le bouton vert « Sauvegarder » en bas à droite :
Remarque : si vous modifiez un modèle de rapport existant, passez à l’étape 14.
13. Après avoir cliqué sur « Sauvegarder », une nouvelle fenêtre apparaît et vous demande de confirmer le nom du nouveau modèle si vous en avez créé un.
Cochez la case en dessous si vous souhaitez que ce modèle soit ajouté aux modèles de rapport de votre entreprise.
Cliquez ensuite sur « Enregistrer » afin d’enregistrer le nouveau modèle de rapport :
Après avoir cliqué à nouveau sur « Sauvegarder », la fenêtre Générer un rapport réapparaît. Faites défiler jusqu’à trouver votre nouveau modèle dans la liste :
Sélectionnez le modèle et cliquez sur le bouton « Générer » :
14. Une nouvelle fenêtre apparaît, dans laquelle vous pouvez choisir l’une des trois options suivantes :
15. Si vous choisissez d’envoyer votre rapport par e-mail, une nouvelle fenêtre s’ouvre avec un modèle d’e-mail généré automatiquement.
Vous pouvez y modifier les destinataires du rapport, l’objet de l’e-mail ainsi que le corps du message. Une fois terminé, vous pouvez cliquer sur le bouton « Envoyer » et votre rapport sera transmis à tous les destinataires sélectionnés :
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