Remarque : Si vous n’avez pas encore installé le plugin de gestion des participants, veuillez cliquer sur le lien suivant : Aproplan – Plugin de gestion des participants – Premiers pas – version web

Pour utiliser le plugin, vous devez d’abord vous connecter :

1. Ouvrez une nouvelle feuille de calcul dans Microsoft Excel ou Google Sheets.

2. Cliquez sur « Modules complémentaires ».

3. Cliquez sur Aproplan Participants Management.

4. Cliquez sur Connexion.

5. Le plugin s’ouvre sur la partie droite de l’écran. Renseignez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe Aproplan, puis cliquez sur le bouton « Enregistrer » :

6. Une fenêtre contextuelle indique si la connexion est réussie et que vos identifiants ont été enregistrés :

Cette action vous permet d’ajouter ou supprimer des membres dans votre entreprise Aproplan ou de modifier leurs droits d’accès.

7. Une fois connecté, cliquez de nouveau sur « Modules complémentaires », puis sur Aproplan Participants Management, et enfin sur « Entreprise » :

8. La section Entreprise apparaît sur la droite de l’écran.
Cliquez sur le bouton « Get » afin d’importer les données dans la feuille de calcul :

9. Une fois le chargement terminé, un nouvel onglet « Company Members » s’ouvre avec toutes les données de votre entreprise Aproplan :

Il y a 5 colonnes dans l’onglet « Company Members » :

A) Statut : information remplie automatiquement après l’enregistrement des modifications.
​B) Email : adresse e-mail des utilisateurs de l’entreprise.
​C) Nom : nom des utilisateurs de l’entreprise.
​D) Droits d’accès : droit d’accès des utilisateurs (member ou manager). Par défaut, le créateur de l’entreprise est « owner » et ne peut pas être modifié.
​E) Supprimer : valeur N (non) ou Y (oui). Y supprimera l’utilisateur de l’entreprise.

10. Cliquez sur le bouton « Add » afin d’ajouter de nouvelles lignes :

11. Renseignez ensuite les colonnes B « Email », C « Nom » et D « Droit d’accès ».

12. Vous pouvez compléter les nouvelles lignes avec tous les utilisateurs à ajouter à votre entreprise.

13. Une fois terminé, cliquez sur le bouton « Save » et les utilisateurs seront ajoutés :

14. Dans la colonne D « Droit d’accès », vous pouvez modifier le droit d’accès d’un membre. Deux options sont disponibles : member ou manager.
Une fois la modification effectuée, cliquez sur le bouton « Save » situé à droite de l’écran.

Remarque : Par défaut, le créateur de l’entreprise est « owner » et ce rôle ne peut pas être modifié. Vous pouvez modifier plusieurs droits d’accès en une seule fois.

15. Dans la colonne E « Supprimer », changez la valeur en « Y » pour l’utilisateur à retirer de l’entreprise.
Vous pouvez effectuer plusieurs suppressions à la fois. Une fois terminé, cliquez sur « Save ».

Remarque : Vous pouvez effectuer toutes les actions en même temps puis cliquer sur « Save ».

Cette action vous permet d’ajouter ou supprimer des utilisateurs dans vos projets Aproplan ou de modifier les droits d’accès des participants.

16. Une fois connecté (suivez les étapes 1 à 6), cliquez sur « Modules complémentaires », puis sur Aproplan Participants Management, et enfin sur « Projets » :

17. La section Projet apparaît à droite. Sélectionnez un projet dans le menu déroulant (1) puis cliquez sur le bouton « Get » (2) afin d’importer les données dans la feuille de calcul :

21 colonnes sont alors affichées :

A) Email : adresse e-mail des participants du projet.
​B) Droits d’accès : droit d’accès du participant.
​C) Invité : N (non) ou Y (oui). Y envoie également l’invitation.
​D) Supprimer : N (non) ou Y (oui). Y supprime le participant du projet.
​E) Nom : nom du participant.
​F) Langue : langue de l’invitation envoyée.
​G à I) Téléphone / Rôle / Entreprise : informations du participant.
​J à S) Catégorie 1 à 10 : catégories liées au participant.
​T) Statut : information remplie automatiquement après sauvegarde.

18. Cliquez sur le bouton « Add » pour ajouter de nouvelles lignes, puis complétez les colonnes avec les informations des nouveaux participants :

19. Dans la colonne C « Invité » :

Y → l’invitation sera envoyée
N → le participant sera ajouté sans invitation

20. La langue indiquée dans la colonne F sera utilisée pour l’invitation.
Cliquez ensuite sur « Save » pour ajouter les participants.

21. Dans la colonne B « Droits d’accès », vous pouvez modifier les droits d’un participant. Quatre options sont disponibles : admin, manager, collaborator ou guest.
Une fois modifié, cliquez sur « Save ».

Remarque : En tant que créateur du projet, vous ne pouvez pas modifier vos propres droits d’accès.

22. Dans la colonne D « Supprimer », remplacez la valeur par « Y » pour retirer l’utilisateur du projet.
Vous pouvez effectuer plusieurs suppressions à la fois, puis cliquer sur « Save ».

Remarque : En tant que créateur du projet, vous ne pouvez pas supprimer votre propre compte.
​
​Remarque : Il n’est pas possible de créer de nouvelles catégories via le plugin.

Une fois les participants gérés au niveau du projet, vous pouvez définir leur accès aux listes et aux dossiers.

23. Cliquez sur le bouton « Get » à droite de l’écran afin d’importer les données :

Les colonnes disponibles sont :

A) Email : adresse e-mail de l’utilisateur
​B) Rôle : rôle de l’utilisateur dans le projet
​I) Entreprise : entreprise de l’utilisateur

Remarque : Vous ne pouvez pas ajouter de nouveaux participants ici. Ils doivent d’abord être ajoutés au niveau du projet. Les nouvelles listes et dossiers doivent être créés dans l’application.

24. Pour chaque participant et chaque liste, vous pouvez choisir l’un des droits d’accès suivants :

Une fois les modifications effectuées, cliquez sur « Save ».

Remarque : En tant que créateur du projet, vous ne pouvez pas vous ajouter vous-même à une liste.

25. Pour retirer un participant, remplacez la valeur par « Not invited », puis cliquez sur « Save ».

26. Pour chaque participant et chaque dossier, choisissez :

Une fois les modifications effectuées, cliquez sur « Save ».

Remarque : En tant que créateur du projet, vous ne pouvez pas modifier la visibilité des dossiers pour votre propre compte.

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