Si vous n'avez pas encore installé le plugin, veuillez consulter ici.
I. Comment se connecter ?
Afin d'utiliser le plugin, vous devez d'abord vous connecter :
Ouvrez une nouvelle feuille de calcul.
Cliquez sur "Modules complémentaires".
Cliquez sur "LB Aproplan Participants Management".
Cliquez sur "Login".
Le plugin s'ouvrira sur la partie droite de l'écran. Vous pourrez y renseigner votre identifiant et votre mot de passe LB Aproplan (les mêmes que dans l'application classique). N'oubliez pas de cliquer sur "Enregistrer" !
Une fenêtre pop-up vous indiquera si la connexion est réussie et vos identifiants seront sauvegardés.
II. Modifications de l'entreprise
Dans cette section, vous pouvez ajouter/supprimer des utilisateurs de votre entreprise LB Aproplan ou modifier les droits d'accès de certains utilisateurs.
Une fois connecté, cliquez à nouveau sur "Modules complémentaires", puis sur "LB Aproplan Participants Management", et enfin sur "Company" :
La section "Entreprise" apparaîtra sur la partie droite.
Cliquez sur "Get" pour importer les données dans la feuille de calcul:
Une fois le chargement terminé, un nouvel onglet "Company Members" s'ouvrira avec toutes les données de votre entreprise Aproplan :
Il y a cinq colonnes :
Statut : Informations remplies automatiquement après l'enregistrement de vos modifications.
E-mail : L'adresse e-mail des utilisateurs de votre entreprise.
Nom : Le nom des utilisateurs de votre entreprise.
Droits d'accès : Les droits d'accès des utilisateurs. Vous pouvez sélectionner "membre" ou "gestionnaire". Par défaut, le créateur de l'entreprise est "propriétaire" et ce statut ne peut pas être modifié.
Supprimer : Cette colonne peut contenir "N" (non) ou "Y" (oui). "Y" supprimera l'utilisateur de l'entreprise.
Comment ajouter un nouveau membre à votre entreprise ?
Cliquez sur "Add" pour ajouter des lignes supplémentaires. Ensuite, renseignez les colonnes B "E-mail", C "Nom" et D "Droits d'accès".
Vous pouvez remplir autant de lignes que nécessaire pour ajouter plusieurs utilisateurs à votre entreprise.
Une fois terminé, cliquez sur "Enregistrer" et ils seront ajoutés.
Comment modifier les droits d'accès d'un membre ?
Dans la colonne D "Droits d'accès", vous pouvez modifier le droit d'accès d'un membre. Deux options sont disponibles : membre ou gestionnaire.
Par défaut, le créateur de l'entreprise est "propriétaire" et ce statut ne peut pas être modifié.
Vous pouvez modifier plusieurs droits d'accès en une seule fois.
Une fois terminé, cliquez sur "Enregistrer".
Comment supprimer un membre de votre entreprise ?
Dans la colonne E "Supprimer", changez la valeur en "Y" pour l'utilisateur que vous souhaitez supprimer de l'entreprise. Vous pouvez effectuer plusieurs suppressions à la fois.
Une fois terminé, cliquez sur "Enregistrer".
Astuce : Vous pouvez effectuer toutes les actions en une seule fois et cliquer sur "Enregistrer".
III. Modifications des projets
Dans cette section, vous pouvez ajouter/supprimer des utilisateurs dans vos projets LB Aproplan ou modifier leurs droits d'accès.
Une fois connecté, cliquez à nouveau sur "Modules complémentaires", puis sur "LB Aproplan Participants Management", et enfin sur "Projects" :
La section "Projets" apparaîtra sur la partie droite.
Sélectionnez l'un de vos projets et cliquez sur "Get" pour importer les données dans la feuille de calcul:
Il y a 21 colonnes :
E-mail : L'adresse e-mail des utilisateurs de votre projet.
Droits d'accès : Les droits d'accès des utilisateurs dans le projet.
Invité : Cette colonne peut contenir "N" (non) ou "Y" (oui). "N" ajoutera l'utilisateur au projet sans envoi d'invitation. "Y" l'ajoutera et lui enverra une invitation.
Supprimer : Cette colonne peut contenir "N" (non) ou "Y" (oui). "Y" supprimera l'utilisateur du projet.
Nom : Le nom des utilisateurs de votre projet.
Langue : La langue de l'invitation envoyée.
Téléphone/Rôle/Entreprise : Informations supplémentaires sur l'utilisateur.
Catégorie 1 - 10 : Catégories du projet liées à l'utilisateur.
Statut : Informations remplies automatiquement après l'enregistrement de vos modifications.
Comment ajouter un nouveau participant à votre projet ?
Cliquez sur "Add" pour ajouter des lignes supplémentaires. Ensuite, renseignez toutes les colonnes avec les informations des nouveaux participants.
Vous pouvez remplir plusieurs lignes si vous souhaitez ajouter plusieurs participants.
Dans la colonne C "Invité" :
"Y" → l'invitation sera envoyée au participant.
"N" → le participant sera ajouté mais ne recevra pas d'invitation.
La langue indiquée dans la colonne F sera utilisée pour l'invitation.
Une fois terminé, cliquez sur "Enregistrer" et ils seront ajoutés.
Comment modifier les droits d'accès d'un membre ?
Dans la colonne B "Droits d'accès", vous pouvez modifier les droits d'un participant. Quatre options sont disponibles : administrateur, gestionnaire, collaborateur ou invité.
Vous ne pouvez pas modifier votre propre utilisateur.
Une fois terminé, cliquez sur "Enregistrer".
Comment supprimer un participant d'un projet ?
Dans la colonne D "Supprimer", changez la valeur en "Y" pour l'utilisateur que vous souhaitez supprimer du projet. Vous pouvez effectuer plusieurs suppressions à la fois.
Vous ne pouvez pas supprimer votre propre utilisateur.
Une fois terminé, cliquez sur "Enregistrer".
Remarque : Vous ne pouvez pas créer de nouvelles catégories via le plugin !
IV. Modifications des listes et de la visibilité des dossiers
Une fois que vous avez géré les participants dans votre projet, vous pouvez définir leur accès aux listes et dossiers.
Tout d'abord, cliquez sur "Get" pour importer les données :
Il y a plusieurs colonnes :
E-mail : L'adresse e-mail de l'utilisateur dans le projet.
Rôle : Le rôle de l'utilisateur dans le projet.
Entreprise : L'entreprise de l'utilisateur dans le projet.
Autres colonnes : Correspondent aux différentes listes ou dossiers.
Remarque : Vous ne pouvez pas ajouter de nouveaux utilisateurs ici. Ils doivent d'abord être ajoutés au niveau du projet. Les nouvelles listes et dossiers doivent être créés directement dans l'application !
Comment ajouter un participant à une liste ?
Pour chaque participant et chaque liste, vous pouvez choisir une des valeurs suivantes :
Non invité
Sous-traitant
Invité
Collaborateur
Gestionnaire
Administrateur
Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur "Enregistrer".
Vous ne pouvez pas modifier votre propre utilisateur.
Comment supprimer un participant d'une liste ?
Si vous souhaitez retirer un participant, changez la valeur en "Non invité". Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur "Enregistrer".
Comment modifier la visibilité d'un dossier ?
Pour chaque participant et dossier, vous pouvez choisir une des valeurs suivantes :
"Y" → le participant verra le dossier.
"N" → le participant ne verra pas le dossier.
Vous ne pouvez pas modifier votre propre utilisateur.
Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur "Enregistrer".
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