De documentensectie in Aproplan is een centrale plek waar alle projectgerelateerde documenten kunnen worden opgeslagen, georganiseerd en gedeeld met de deelnemers van een project. Gebruikers kunnen plannen, rapporten, foto’s en andere bestanden uploaden, deze versiebeheer toepassen en up-to-date houden, en de toegang beheren op basis van de gebruikersrechten.

Er zijn meerdere manieren om de documentensectie in Aproplan te bekijken. De weergave opties worden hieronder uitgelegd:

1. Ga naar de documentensectie door te klikken op de knop "Documenten" in het navigatiemenu.

2. Om over te schakelen naar de mapstructuurmodus van de documentensectie, selecteert u het volledige projectniveau door te klikken op "Volledig project" in het lijstmenu:

Opmerking: Het is niet mogelijk om over te schakelen naar de mapstructuurmodus wanneer u de documentensectie op lijstniveau bekijkt.

3. Nadat u het volledige projectniveau heeft geselecteerd, verschijnt er een map-icoon rechtsboven. Klik op het map-icoon om over te schakelen naar de mapstructuurmodus:

In de mapstructuurmodus ziet u de volgende gegevens van de documenten:

A) Aantal punten (op het document)
​B) Aantal versies (van het document)
​C) Documentnaam
​D) Type document (rapport, plan, foto)
​E) Geüpload door (de auteur van het document, oftewel de persoon die het heeft geüpload)
​F) Uploaddatum

1. Klik in lijstweergave op de knop "Miniatuurweergave" om de documenten als miniaturen te bekijken:
​

2. Keer terug naar de lijstweergave door te klikken op "Lijstweergave":

1. Klik in mapstructuurmodus op de knop "Miniatuurweergave" om de documenten als miniaturen te bekijken:

2. Keer terug naar de mapstructuurmodus door te klikken op "Lijstweergave":

Opmerking: Wanneer u met de muis over een miniatuur gaat, verschijnen er drie puntjes. Door op de puntjes te klikken, krijgt u meerdere acties, zoals Voorbeeld, Downloaden, Bewerken, Archiveren, Verwijderen of Details van het document weergeven:

Wanneer u met uw cursor over een document gaat, verschijnen er drie extra functies:

1. Bekijk het document door op het oog-icoon te klikken:

2. Download het document door op het download-icoon te klikken:

3. Bewerk, archiveer, verwijder of toon details van het document door op de drie puntjes te klikken:

Opmerking: Wanneer u de toegangsrechten heeft om bovenstaande functies te gebruiken, worden de iconen donkergrijs weergegeven. Als een van deze functies lichtgrijs is, betekent dit dat u niet de benodigde rechten heeft op het hele project. Neem contact op met de beheerder van het project om de juiste rechten te verkrijgen.

In de zoekbalk bovenaan het scherm kunt u op de knop "Filters" links van de zoekbalk klikken om actieve of gearchiveerde documenten in het uitklapmenu te tonen.

1. Actieve documenten worden standaard weergegeven.

2. Klik op de knop "Geavanceerd zoeken" om te zoeken op operator, type en criteria:

Opmerking: Let op hoofdletters. De gegevens die u invoert in de zoekbalk moeten overeenkomen met de gegevens van het document.

Door te klikken op de pijl naast een map, kunt u submappen tonen of verbergen. Wanneer de pijl naar beneden wijst, zijn de submappen zichtbaar:

Wanneer u met uw cursor over een map gaat, verschijnen drie puntjes. Klik op de drie puntjes:

Opmerking: U kunt geen nieuwe submap toevoegen in de mappen "Foto’s" en "Rapporten". De submappen "Mijn foto’s" en "Mijn rapporten" worden automatisch aangemaakt en al uw foto’s en rapporten worden in deze mappen opgeslagen:

Opmerking: Wanneer een deelnemer in uw project u toegang geeft tot hun foto- of verslagmappen, wordt automatisch een nieuwe map aangemaakt met de naam van de gebruiker, bijvoorbeeld:

Foto’s – (naam gebruiker A)

Verslagen – (naam gebruiker B)

1. Klik bovenaan de mapstructuur naast "Mappen" op de drie verticale puntjes:

2. Er verschijnt een menu; klik op "Exporteer structuur" om uw mapstructuur van Aproplan naar een Excel-bestand te exporteren.

Voorbeeld van de geëxporteerde mapstructuur in een Excel-bestand:

Een vraag? Aarzel niet om onze support te contacteren hier of rechtstreeks vanuit de applicatie.