In dit artikel leggen we uit hoe u een verslag kunt aanmaken, aanpassen en verzenden naar projectdeelnemers met behulp van de Aproplan Webapplicatie.
Stapsgewijze handleiding voor het genereren van verslagen
1. Open uw project en klik op de sectie Lijsten in het navigatiemenu aan de linkerkant van de Aproplan-interface. Selecteer de lijst waarvoor u een verslag wilt genereren:
2. Wanneer u zich in de lijst bevindt, kunt u een verslag genereren voor alle punten in de lijst door rechtstreeks op het printer icoon te klikken (A):
3. U kunt ook een verslag genereren voor specifieke punten door deze eerst te selecteren (B) en vervolgens op het printerpictogram te klikken (C):
Uw verslag configureren
4. Na het klikken op het printer icoon opent het venster Verslag aanmaken, dat is onderverdeeld in vijf verschillende categorieën met diverse aanpassingsmogelijkheden:
U kunt een titel aan uw verslag geven (1).
U kunt kiezen of u alle punten wilt weergeven of enkel de geselecteerde punten (2).
U kunt de taal van het verslag kiezen. De LB Aproplan-functies worden dan vertaald (3).
U kunt ook de optie “Eén verslag per toegewezen persoon genereren” selecteren (4).
U kunt bestaande verslagsjablonen gebruiken die u hebt aangemaakt, of de standaardsjablonen van Aproplan gebruiken door de gewenste sjabloon te selecteren en op de groene knop “Aanmaken” te klikken (5).
U kunt ook een nieuwe verslagsjabloon aanmaken door op de plusknop “+” rechtsboven in de verslaglijst te klikken (5).
Opmerking: Een verslagsjabloon kan alleen worden aangemaakt nadat uw gewenste afdrukopties zijn geselecteerd. U kunt de sjabloon vervolgens een naam geven, zodat u deze later eenvoudig kunt terugvinden bij het genereren van toekomstige verslagen.
5. Wanneer u met de muis over een sjabloon beweegt, verschijnen er twee opties:
A) Verslagsjabloon bekijken
B) Verslagsjabloon bewerken
Sorteeropties
6. Wanneer u een bestaande verslagsjabloon bewerkt of een nieuwe aanmaakt, opent hetzelfde venster Bewerk verslag, waarin u kunt bepalen hoe de punten in uw verslag worden gegroepeerd. U kunt sorteren op:
Nummer
Status
Categorie
Lokaal
Toegewezen persoon
Vervaldatum
Document
Belangrijk
Datum
Lijst
7. Daarnaast kunt u kiezen om de punten oplopend of aflopend te sorteren door te klikken op het witte gedeelte naast de sorteerknop:
Weergaveopties
8. Bij het aanmaken van uw verslag kunt u kiezen uit verschillende lay-outopties om uw gepersonaliseerde verslag op te slaan en af te drukken:
Lijst met punten weergeven: door het selectievakje aan te vinken kunt u de lijst met punten weergeven en kiezen of u deze wilt tonen zonder plannen of foto’s, met plannen en locatie, met plannen en foto’s, of enkel met plannen via het vervolgkeuzemenu aan de rechterkant.
U kunt ook kiezen om het onderwerp op één regel weer te geven om ruimte te besparen door het tweede selectievakje hieronder aan te vinken.
Kolommen in de puntenlijst:Na het aanvinken van Lijst met punten weergeven kunt u kiezen welke kolommen u in uw verslag wilt tonen door ze te selecteren.
U kunt de volgende kolommen weergeven: puntnummer, onderwerp, status, categorie, lokaal, verantwoordelijke gebruiker, vervaldatum, aanmaakdatum, auteur, bijlagen (geeft aan of er bijlagen zijn), belangrijk en de naam van de lijst waarin de punten zich bevinden.
U kunt ook de volgorde van de kolommen aanpassen door ze te verslepen via de horizontale balken, zoals weergegeven in de schermafbeelding hierboven. Activeer eerst de kolommen door de selectievakjes aan te vinken (ze worden groen), waarna u ze naar wens kunt verplaatsen.
Opmerking: De selectievakjes naast Nummer en Onderwerp zijn grijs omdat deze automatisch in elk verslag worden weergegeven.
Voorbeeld verslaginstellingen: Hieronder ziet u een voorbeeld van verslaginstellingen in een puntenverslag:
Opties voor puntendetails
9. Nadat u de kolomvolgorde hebt ingesteld (stap 8), scrolt u verder naar beneden. Hieronder vindt u een overzicht van extra verslaginstellingen die u kunt opnemen door het selectievakje aan te vinken:
Plannen met puntnummers.
Voorbeeld van plannen met tekeningen (tekeningen zijn annotaties die u op een plan maakt; een pin om een punt te lokaliseren wordt ook als een tekening beschouwd).
Puntdetails weergeven (alleen met foto’s, met plannen en foto’s, met plannen en locaties, zonder plannen of foto’s): u kunt ervoor kiezen om foto’s in A5-formaat weer te geven en/of één punt per pagina af te drukken en/of de aanmaakdatum weer te geven.
Gearchiveerde punten opnemen.
Excel-bestand toevoegen: door deze optie aan te vinken wordt een Excel-bestand met alle of enkel de geselecteerde punten toegevoegd aan het LB Aproplan-verslag. U kunt ook op Downloaden klikken om het Excel-bestand op uw computer op te slaan. Afbeeldingen en documenten die aan punten zijn gekoppeld, worden niet opgenomen.
Originele plan(nen) toevoegen (PDF-formaat).
Datum en tijd van foto’s verbergen.
Auteursinformatie weergeven: u kunt kiezen tussen naam, rol en bedrijf.
Voorbeeld verslaginstellingen: Bekijk hieronder een voorbeeld van puntdetails in een verslag:
Voorpagina & aanvullende informatie
10. Nadat u de puntinstellingen uit stap 9 hebt geconfigureerd, scrolt u verder naar beneden waar u:
Een voorpagina kunt toevoegen door deze vanaf uw computer te uploaden via de uploadknop aan de rechterkant.
Aanvullende informatie in het verslag kunt opnemen door het selectievakje aan te vinken en de tekst in het invoerveld in te vullen.
Logo instellingen
11. Nadat u de instellingen hebt geconfigureerd, scrolt u helemaal naar beneden naar de logo-instellingen. U kunt maximaal drie logo’s aan uw verslag toevoegen.
Via het vervolgkeuzemenu in de logosectie verschijnen vier opties:
Geen logo: selecteer deze optie als u geen logo wilt weergeven.
Logo gebruiker: het logo dat u hebt toegevoegd in de instellingen van uw account.
Logo project: het logo dat is ingesteld in de projectinstellingen en wordt weergegeven als projectminiatuur.
Logo personaliseren: upload een logo rechtstreeks vanaf uw computer.
Na het selecteren van uw logo(’s) kunt u bepalen waar deze moeten verschijnen: linksboven, gecentreerd, bovenaan of rechtsboven. De selectie in het bovenstaande voorbeeld zorgt ervoor dat het logo rechtsboven wordt weergegeven.
U kunt er ook voor kiezen om het logo op elke pagina weer te geven door het selectievakje “Op elke pagina tonen” aan te vinken.
12. Wanneer u klaar bent met het configureren van uw verslaginstellingen, kunt u een voorbeeld bekijken door op de knop “Preview” linksonder te klikken. Zodra u klaar bent, kunt u het verslag opslaan en per e-mail verzenden naar andere deelnemers door op de groene knop “Opslaan” rechtsonder te klikken:
Opmerking: Als u een bestaande verslagsjabloon bewerkt, ga dan verder met stap 14.
13. Na het klikken op “Opslaan” verschijnt er een nieuw venster waarin u wordt gevraagd de naam van de nieuwe sjabloon te bevestigen (indien u een nieuwe sjabloon hebt aangemaakt). Vink het selectievakje aan als u wilt dat deze sjabloon wordt toegevoegd aan de verslagsjabloon van uw bedrijf. Klik op “Opslaan” om de nieuwe verslagsjabloon te bewaren:
Na opnieuw op “Opslaan” te klikken verschijnt het venster Verslag aanmaken. Scroll naar beneden tot u uw nieuw aangemaakte sjabloon in de lijst ziet:
Selecteer de sjabloon en klik op de knop “Genereren”:
14. Er verschijnt een nieuw venster waarin u kunt kiezen uit drie opties:
15. Als u ervoor kiest om uw verslag per e-mail te verzenden, verschijnt er een nieuw venster met een automatisch gegenereerde e-mailsjabloon. Hier kunt u de ontvangers, het onderwerp en de inhoud van de e-mail aanpassen. Wanneer u klaar bent, klikt u op de knop “Verzenden” en wordt uw verslag verstuurd naar alle geselecteerde ontvangers:
Een probleem? Contacteer onze support hier of rechtstreeks via de applicatie.