Opmerking: Als u de Participants Management Plugin nog niet hebt geïnstalleerd, klik dan op de volgende link: Aproplan - Participants Management Plugin - Aan de slag - Webversie.
Hoe in te loggen op de Participants Management Plugin
Om de plugin te gebruiken, moet u eerst inloggen:
1. Open een nieuwe spreadsheet in Microsoft Excel of Google Sheets.
2. Klik op Add-ons
3. Klik op Aproplan Participants Management
4. Klik op Login
5. De plugin opent aan de rechterkant van het scherm. Vul uw Aproplan-gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op Save:
6. Een pop-up geeft aan of de login succesvol is en uw gegevens worden opgeslagen:
Wijzigingen in het Bedrijf
Met deze functie kunt u:
Leden toevoegen of verwijderen binnen uw Aproplan-bedrijf
Toegangsrechten van leden wijzigen
Stappen:
7. Klik na het inloggen op Add-ons > Aproplan Participants Management > Company
8. Aan de rechterkant verschijnt de bedrijfssectie. Klik op Get om de data in de spreadsheet te importeren.
9. Na het laden opent een nieuw tabblad Company Members met alle gegevens van uw bedrijf:
Er zijn 5 kolommen in het tabblad Company Members:
A) Status: informatie wordt automatisch ingevuld zodra u uw wijzigingen hebt opgeslagen.
B) Email: het e-mailadres van de gebruikers in uw bedrijf.
C) Name: de naam van de gebruikers in uw bedrijf.
D) Access Rights: de toegangsrechten van de gebruikers in uw bedrijf. U kunt kiezen tussen member of manager. Standaard is de creator van het bedrijf owner en dit kan niet gewijzigd worden.
E) Remove: deze kolom is N (nee) of Y (ja). Y verwijdert de gebruiker uit het bedrijf.
Hoe een nieuw lid aan uw bedrijf toevoegen
10. Klik op de knop Add om extra rijen toe te voegen.
11. Vul vervolgens de kolommen B: Email, C: Name en D: Access Right in.
12. Vul de nieuwe rijen met alle gebruikers die u aan uw bedrijf wilt toevoegen.
13. Als dit klaar is, klik op Save en de gebruikers worden toegevoegd.
Hoe de toegangsrechten van een bedrijfslid wijzigen
14. In kolom D: Access Right kunt u de toegangsrechten van een lid aanpassen. Er zijn twee opties: member of manager. Klik daarna op Save aan de rechterkant van het scherm.
Opmerking: De creator van het bedrijf is standaard owner en dit kan niet worden gewijzigd. U kunt meerdere toegangsrechten tegelijk aanpassen.
Hoe een lid uit uw bedrijf verwijderen
15. In kolom E: Remove kunt u de waarde op Y zetten voor de gebruiker die verwijderd moet worden. U kunt meerdere wijzigingen tegelijk doen. Klik daarna op Save aan de rechterkant van het scherm.
Opmerking: U kunt alle acties tegelijk uitvoeren en daarna op Save klikken.
Projectwijzigingen
Met deze functie kunt u ebruikers toevoegen of verwijderen in uw Aproplan-projecten of toegangsrechten van deelnemers wijzigen
16. Zodra u bent ingelogd (volg stappen 1 t/m 6 voor login), klik op Add-ons > Aproplan Participants Management > Projects
17. Aan de rechterkant verschijnt de projectsectie. Kies een project uit de drop-down (1) en klik op Get (2) om de gegevens in de spreadsheet te importeren.
Er zijn 21 kolommen:
A: Email – e-mailadres van de deelnemers
B: Access Rights – toegangsrechten van de deelnemer
C: Invited – N (nee) of Y (ja). N = alleen toevoegen, Y = toevoegen + uitnodiging versturen
D: Remove – N of Y, Y verwijdert de deelnemer
E: Name – naam van de deelnemer
F: Language – taal voor de uitnodiging
G-I: Phone / Role / Company – info over de deelnemer
J-S: Category 1-10 – projectcategorieën gekoppeld aan de deelnemer
T: Status – automatisch ingevuld na opslaan
Hoe een nieuwe deelnemer aan een project toevoegen
18. Klik op Add om extra rijen toe te voegen en vul alle kolommen in voor de nieuwe deelnemers.
19. Kolom C: Invite:
Y → uitnodiging wordt verzonden
N → deelnemer wordt toegevoegd zonder uitnodiging
20. De taal in kolom F wordt gebruikt voor de uitnodiging. Klik daarna op Save.
Hoe de toegangsrechten van een deelnemer wijzigen
21. In kolom B: Access Right kunt u de rechten aanpassen. Opties: admin, manager, collaborator, guest. Klik daarna op Save.
Opmerking: Als projectcreator kunt u uw eigen toegangsrechten niet wijzigen.
Hoe een deelnemer uit een project verwijderen
22. Kolom D: Remove op Y zetten voor de deelnemer die verwijderd moet worden. Meerdere wijzigingen tegelijk zijn mogelijk. Klik daarna op Save.
Opmerking: U kunt uw eigen account als projectcreator niet verwijderen.
Opmerking: Nieuwe categorieën kunnen niet via de plugin worden aangemaakt.
Lijst- en mapzichtbaarheid wijzigen
Na het beheren van de deelnemers kunt u de toegang tot lijsten en mappen instellen.
23. Klik op Get aan de rechterkant om data te importeren.
Kolommen voor lijst- en maptoegang:
A: Email – e-mail van de gebruiker
B: Role – rol van de gebruiker in het project
I: Company – bedrijf van de gebruiker
Opmerking: Nieuwe deelnemers moeten eerst op projectniveau toegevoegd worden. Nieuwe lijsten en mappen moeten eerst in de app worden aangemaakt.
Hoe een deelnemer aan een lijst toevoegen
24. Voor elke deelnemer en lijst kunt u een van de volgende rechten kiezen:
Not invited
Subcontractor
Guest
Collaborator
Manager
Admin
Klik op Save om de wijzigingen door te voeren.
Opmerking: Als projectcreator kunt u uw eigen account niet toevoegen aan een lijst.
Hoe een deelnemer uit een lijst verwijderen
25. Zet de waarde op Not invited en klik op Save.
Hoe mapzichtbaarheid wijzigen
26. Voor elke deelnemer en map kunt u kiezen:
Y – de deelnemer ziet de map
N – de deelnemer ziet de map niet
Klik daarna op Save.
Opmerking: Als projectcreator kunt u uw eigen mapzichtbaarheid niet wijzigen.
Een probleem? Neem contact op met ons supportteam!