Une fois que l’installation du plugin est terminée, un nouvel onglet “LetsBuild” va s’afficher en haut de la barre de navigation.
Cliquez dessus afin d’accéder à cinq nouveaux boutons.
Les nouveaux boutons sont les suivants:
Log : Pour se connecter au Plugin en entrant vos identifiants LB Aproplan.
Download : Pour exporter vos données LB Aproplan sur une feuille de calcul Excel
Upload : Pour importer sur LB Aproplan toutes les données créées sur un tableur Excel
Settings : Pour modifier la configuration de certains éléments du plugin
Get started : Pour accéder directement à notre assistance
Télécharger vos premières données
Maintenant que votre plugin est lancé, vous pouvez commencer à télécharger vos données.
Commencez par vous connecter sur LB Aproplan en cliquant sur “se connecter”.
Entrez vos identifiants et confirmez en cliquant sur “connexion”.
Puis, cliquez sur “Télécharger” et sélectionnez les listes et projets que vous souhaitez télécharger.
Patientez jusqu’à ce que vos données apparaissent sur votre fiche.
Attention: Selon le débit de votre bande passante et la taille de votre projet, la toute première synchronisation peut prendre quelques minutes.
Cela ne se produit que lors du premier lancement du Plugin. La liste ci-dessous vous donnera un ordre d’idée du temps que cela peut prendre :
Moins de 200 points : de 1 à 2 minutes
Moins de 5000 points: de 5 à 10 minutes
Moins de 25000 points : de 30 à 60 minutes
Plus que 25000 points : de 2 à 3 heures
Trucs et astuces: Vous pouvez sélectionner plusieurs listes / projets en maintenant la touche CTRL ou Maj (SHIFT) appuyée.
Faites des petites modifications et chargez-les
Maintenant que vos données sont sur votre fichier Excel, vous avez la possibilité de les mettre à jour, et de générer directement des informations dans LB Aproplan.
Mise à jour
Afin de mettre vos données à jour, il vous suffit de modifier le contenu de vos cellules, comme vous le feriez pour n’importe quelle autre feuille de calcul Excel.
Faites attention de ne pas modifier les champs “ID” ou “Version” étant donné qu’ils sont indispensables pour une intégration réussie. Vous verrez également que certaines modifications sont interdites, conformément à la logique de LB Aproplan (définir un point sans statut, etc.).
Créer
S’il vous est possible de créer des données, vous pouvez tout aussi bien les modifier. Les règles sont les mêmes. Au lieu de modifier les cellules, il vous suffit de les remplir. Créez des notes et des formulaires soit en copiant d’autres lignes, ou en saisissant tous les champs requis (projet, liste, statut, etc.).
Vous pouvez le faire en utilisant les menus déroulants des cellules ou en copiant une rangée de données provenant d’une autre partie de la feuille.
Dans le second cas, assurez-vous que les champs ”Identifiant” et “Version” sont bien vides. ”Identifiant” est un identifiant unique de l’entité (point ou formulaire) que vous souhaitez modifier, permettant au plugin de faire la différence entre deux éléments portant le même nom. “Version” permet de vérifier si des changements sont intervenus entre les données de la feuille de calcul et celles dans LB Aproplan.
Si vous entrez une ligne sans “Identifiant”, elle se créera dans LB Aproplan. Si vous avez deux lignes comportant le même “Identifiant”, le plugin vous en avertira. Si vous modifiez l’ ”Identifiant” du point, il est possible que cela ne fonctionne pas.
Synchroniser
L’étape suivant la création et la mise à jour va être d’insérer ces modifications dans LB Aproplan. Cliquez simplement sur Upload, attendez un instant et toutes vos données seront transférées.
Il est possible que certaines de vos données soient modifiées. Ce qui est tout à fait normal. LB Aproplan s’occupe de remplir certains champs à votre place (identifiant, version, créateur, date de dernière modification, etc.).
Paramètres
La dernière chose que vous pouvez être amené à modifier sont les paramètres.
Il existe à l’heure actuelle, deux paramètres:
Le contexte dans lequel vous souhaitez utilisez le plugin. Il s’agit là d’un paramètre dédié aux utilisateurs qui bénéficient d’une sandbox où tester leurs intégrations. Vous devrez alors sans doute le garder en mode “production”.
La capacité à assigner de manière automatique des points et des formulaires aux utilisateurs qui se basent sur les paramètres de votre projet. Cette valeur est désactivée par défaut, ce qui signifie que vous devrez l’enclencher manuellement.
Pour aller plus loin
Après avoir utilisé pendant quelques temps le plugin Excel, vous ressentirez sans doute l’envie d’aller plus loin en approfondissant certains points tels que: relier plusieurs utilisateurs ou documents, ajouter un commentaire au niveau d’un point ou d’une fiche, créer des tableaux de bord ou planifier un projet à l’aide du Plugin
Tous ces éléments sont décrits dans notre page suivante : “Pour aller plus loin”.
Lire la suite:
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