INTRODUCTION
Cet article vous explique étape par étape comment créer un modèle de formulaire, comment l’importer dans votre société, et comment éviter certaines erreurs fréquentes.
Le plus simple est de commencer par télécharger l’exemple depuis l’application car vous aurez le modèle à jour et vous avez à disposition le guide d’utilisateur et un exemple pour vous aider. Pour cela, cliquez en haut à gauche sur “société”, puis “formulaires”, puis en bas à droite sur le “+” vert, pour finalement cliquer sur “télécharger l’exemple”
Une fois l’excel ouvert, vous trouverez le guide d’utilisation en plusieurs langues, une feuille exemple et une feuille DATA. C’est dans la feuille DATA que vous allez créer votre modèle de formulaire.
Attention: Vous ne pouvez pas modifier le nom des feuilles car sinon l’application considère cela comme une erreur.
CREER MODELE
Pour créer un modèle, voici les colonnes à remplir obligatoirement:
Template Title (D):
Nom du modèle de formulaire (255 caractères maximum)
Erreur fréquente: le titre doit être exactement le même pour tout le modèle de formulaire.
Template Type (E):
Choix entre 3 types (Security (sécurité), Quality (qualité), Environment (environnement)). C’est un type par modèle.
Template Language (F):
Sélectionner la langue du modèle. C’est une langue par modèle de formulaire.
Title (L):
Titre de la section ou question. Maximum 255 caractères.
Astuce: pour connaître le nombre exacte de caractères, vous pouvez utiliser la formule Excel: =NBCAR(texte) Donc si vous souhaitez connaitre le nombre de caractères de la colonne L et la ligne 3, il vous faut noter: =NBCAR(L3) puis cliquer sur Enter pour voir le nombre apparaître.
Type (M):
Choix entre Section et Question. Il faut se référer à la colonne Title (L). Si c’est une section alors il faut choisir Section. Si c’est une question, choisir Question
Question Type (P):
6 choix possibles. A remplir uniquement pour les Questions. Pour les Sections, la case reste vide.
Les captures d’écran sont pour montrer le rendu dans le formulaire
Freetext: question ouverte, permet d’ajouter du texte
DateTime: permet de sélectionner une date dans le calendrier
FreeNumber: question numérique ouverte, permet d’ajouter un nombre
PredefinedNumber: permet de sélectionner un nombre prédéfini dans la colonne Q
PredefinedString: répondre par un choix entre deux possibilités tel que “oui”, “non” ou “ok”, “pas ok”, …
MultipleChoice: question à choix multiple
Question Predefined Choices (Q):
A compléter uniquement pour les questions type PredefinedNumber, PredefinedString et MultipleChoice
Toutes les réponses données doivent être écrites entre guillemets
Il faut un Enter entre chaque valeur (enfoncez les touches “alt’ + Enter ou “Ctrl” + Enter)
Erreur fréquente: les guillemets sont des doubles guillemets donc pas deux fois l'apostrophe mais bien une fois des guillemets
Avec toutes ces données, vous pouvez déjà importer le modèle de formulaire dans la section “Société” de votre compte LB Aproplan.
Cependant, si vous souhaitez étoffer votre modèle, voici les données facultatives que vous pouvez ajouter:
Reference (colonne A):
L’application le crée automatiquement lorsque le modèle est importé, mais vous pouvez également le créer manuellement. La référence est obligatoire si vous ajouter des règles conditionnelles.
Il vous faut noter le S de section et le Q pour la question. Exemple: S1_Q1 pour la section 1, question 1, puis S1_Q2 pour la section 1, question 2
Attention: Pour passer à une prochaine section, il faut ajouter une ligne avec la section toute seule. Par exemple pour passer en section 2, il faut une ligne seule avec numérotation S2, puis la ligne en dessous S2_Q1, puis S2_Q2, …
Erreur fréquente: il ne faut pas dédoubler une numérotation et elle doit toujours se suivre. Il n’est pas possible d’avoir plusieurs niveaux de section. Il est obligatoire d’avoir au minimum une question par section.
Question Conformity Rules (colonne W):
Les règles de conformités statuent si la réponse à la question est conforme ou non. Lorsqu’une réponse non conforme est choisie un petit attention sera associé dans l’application et vous pourrez ensuite voir le nombre de non conformité de votre formulaire.
Les règles de conformités ne sont possibles que pour une question de type PredefinedNumber, PredefinedString et MultipleChoice. Il faut l’indiquer entre entre crochet et guillemets : [“valeur”]
Exemple: La question est “Portez vous un casque sur chantier”. Les réponses sont “Oui” et “Non”. On espère la réponse “Oui, il faut donc ajouter [“Oui”] dans la colonne W.
Conditional Rule (colonne B):
Les conditionnelles (eq, isna, isconform, etc.) statuent si la question ou la section doivent s'afficher en fonction des réponses données précédemment. Pour les ajouter, il est obligatoire de remplir la colonne A (référence, voir point précédent). Les règles conditionnelles ne sont possibles que pour une question de type PredefinedNumber, PredefinedString et MultipleChoice.
eq(Référence, “valeur”): il faut se référer à la question indiquée (Référence), puis à la valeur correspondante entre guillemets.
Exemple: j’ai deux questions. La première S1_Q1 “Avez-vous fait suivre votre courrier?” et la question suivante S1_Q2 “Par quel service?”. J’aimerai que quand la personne répond Oui à la première question, alors la deuxième question s’affiche (donc si elle répond Non, la deuxième question ne s'affiche pas). Pour cela je vais ajouter une conditionnelle à la ligne S1_Q2 en mettant la référence de la question indiqué et la valeur correspondante, ce qui donne eq(S1_Q1,”Oui”)
Attention: Si le type de question est MultipleChoice, alors il faut ajouter des crochets en plus des guillemets. Exemple eq(S1_Q1,[“Oui”]). Nous déconseillons d’utiliser une règle conditionnelle avec un MultipleChoice, veuillez contacter notre support pour plus d'informations.
isna(Référence): si la réponse indiquée est considérée comme Non Applicable. Par exemple : isna(S1_Q1)
isconform(Référence,”valeur”): si la réponse indiquée est conforme. "la valeur" peut uniquement être "True" (pour Vrai) ou "False" (pour Faux). Par exemple: isconform(S2_Q1, "True")
Attention: pour utiliser cette règle, il est obligatoire d’ajouter des règles de conformité (voir point suivant).
AND (x,y) ou OR (x,y): Lorsqu'il y a plus de deux propositions, vous devez imbriquer plusieurs AND/OR (pour ET/OU) dans la même règle conditionnelle. Par exemple : AND(OR(isconform(S1_Q1, "True"), isconform(S1_Q2, "True")), isna(S1_Q3))
Attention: Une condition unique ne nécessite pas de AND et OR. Par exemple: eq(S1_Q1, "Vert"). La limite est de 14 AND/OR
Allow signature (colonne Z):
Choix entre True et False. Par défaut, si rien n’est ajouté dans cette colonne, c’est considéré comme False (donc pas possible d’ajouter des signatures)
Erreur fréquente: il faut remplir toute la colonne de la valeur choisie, que ce soit une section ou une question, toute la colonne doit avoir soit True, soit False. Il n’est pas possible d’avoir les deux valeurs dans un modèle de formulaire, donc impossible d’avoir des questions avec une signature et d’autres sans signature. C’est donc un choix à faire dès le début, soit on autorise une signature à la fin du formulaire alors on ajoute partout True, soit pas et on met False.
Answer Default Value (colonne AA):
Une valeur remplie par défaut automatiquement à la création du formulaire. Pour les types de question FreeText, FreeNumber, DateTime, PredefinedString et PredefinedNumber, insérez la valeur de la réponse directement et sans guillemets (DateTime au format jj/mm/aaaa)
Attention: Les valeurs de réponse doivent déjà exister dans les Question Predefined Choices. Pour MultipleChoices, insérez chaque valeur de réponse entre guillemets sur une ligne séparée.
IMPORTER MODELE DE FORMULAIRE
Une fois le modèle créé, vous pouvez l'importer dans votre société.
Pour cela, cliquez en haut à gauche sur “société”, puis “formulaires”, puis en bas à droite sur le “+” vert, pour finalement cliquer sur "parcourir"
Lorsqu’il est importé, vous allez pouvoir l’utiliser dans le projet que vous souhaitez et toutes les personnes faisant partie de votre société pourront l’utiliser.
Pour l’utiliser dans un projet, il vous faut aller dans un projet, puis obligatoirement dans une liste. Allez ensuite dans l’onglet Formulaire et cliquez sur le “+” vert en bas à droite. Pour retrouver votre modèle, il vous faut sélectionner le bon type d’inspection, donc celui que vous avez ajouté dans la colonne “E” de votre modèle de formulaire. Ensuite, cliquez sur “ma société” et choisissez la langue de votre modèle (celui que vous avez ajouté dans la colonne “F” de votre modèle de formulaire). Une fois le modèle trouvé, vous pouvez le sélectionner et l’importer.
Attention: Si vous ne voyez pas le “+” vert, c’est que vous n’êtes pas dans une liste ou vous n’êtes pas manager/admin. Il est obligatoire d’aller dans une liste pour créer un formulaire.
Besoin d’aide? Si vous avez un message d’erreur lorsque vous importez votre modèle de formulaire, n’hésitez pas à envoyer votre fichier Excel directement à l’équipe support soit via le chat de l’application, soit par mail à support@letsbuild.com