Introductie
Na het succesvol installeren van de Excel-plugin verschijnt er een nieuw tabblad “Aproplan” in de bovenste navigatiebalk van Excel. Klik op het tabblad “Aproplan” om toegang te krijgen tot vijf nieuwe knoppen:
De vijf nieuwe knoppen zijn:
Log: Om in te loggen op de plugin met uw Aproplan-gegevens.
Download: Om uw Aproplan-gegevens te exporteren naar een Excel-spreadsheet.
Upload: Om alle gegevens die u in een Excel-spreadsheet heeft aangemaakt terug te importeren in LB Aproplan.
Settings: Om enkele elementen van de configuratie van de plugin aan te passen.
Get started: Om direct toegang te krijgen tot ons helpcentrum.
Uw eerste gegevens downloaden
Nu u toegang heeft tot de Excel-plugin, kunt u beginnen met het downloaden van uw gegevens.
1. Begin met inloggen in Aproplan door op de knop “Log” te klikken.
2.Voer uw gegevens in en bevestig door op de “LOGIN”-knop te drukken.
3.Klik vervolgens op de knop “Download”, selecteer de projecten en lijsten die u wilt downloaden. Wacht totdat uw gegevens in uw sheet zijn geladen.
Opmerking: Afhankelijk van uw netwerkverbinding en de grootte van uw project kan de eerste synchronisatie enkele minuten duren.
Dit gebeurt alleen tijdens de eerste setup van de plugin. Richtwaarden:
Minder dan 200 punten: ± 1-2 minuten
Minder dan 5000 punten: ± 5-10 minuten
Minder dan 25000 punten: ± 30-60 minuten
Meer dan 25000 punten: tot 2-3 uur
Tip: U kunt meerdere lijsten/projecten selecteren door de CTRL- of SHIFT-toets ingedrukt te houden tijdens uw selectie.
Gegevens bewerken en uploaden
Nadat u gegevens in het Excel-blad heeft geladen, kunt u deze aanpassen zoals u wilt. Aproplan heeft het blad zo ontworpen dat het kleuren en dropdown-menu’s bevat, zodat het invoeren van gegevens eenvoudiger is.
4. Om uw gegevens bij te werken, past u eenvoudig de inhoud van de cellen aan, zoals u dat in een normaal Excel-blad zou doen.
Opmerking: Pas de velden ID of Version niet aan, omdat deze verplicht zijn voor de integratie. Houd er ook rekening mee dat sommige wijzigingen niet zijn toegestaan volgens de klassieke Aproplan-logica (bijv. een punt definiëren zonder status).
Gegevens aanmaken
Als u gegevens kunt bewerken, kunt u ze ook aanmaken. De regels zijn hetzelfde. In plaats van bestaande cellen te wijzigen, vult u gewoon de vereiste cellen in. U kunt notities en formulieren aanmaken door andere rijen te kopiëren of door alle vereiste velden in te vullen (project, lijst, status, enz.).
5. U kunt dit doen via de dropdown-menu’s in de cellen of door een reeks gegevens uit een ander deel van het blad te kopiëren. Zorg ervoor dat de velden ID en Version leeg zijn bij het kopiëren.
ID: Unieke identifier van het element (punt of formulier) dat u wilt wijzigen, zodat de plugin twee elementen met dezelfde naam kan onderscheiden.
Version: Wordt gebruikt om bij te houden of er een wijziging is tussen de gegevens in het Excel-blad en de gegevens in LB Aproplan.
Opmerking: Als u een regel zonder ID uploadt, wordt deze aangemaakt in Aproplan. Als u twee regels met dezelfde ID uploadt, geeft de plugin een waarschuwing. Het wijzigen van de ID kan ongewenst gedrag veroorzaken.
Gegevens synchroniseren
6. De volgende stap na het aanmaken en bijwerken is het pushen van uw wijzigingen naar Aproplan. Klik gewoon op Upload, wacht even en al uw gegevens worden bijgewerkt. Sommige gegevens kunnen automatisch door Aproplan worden aangepast (ID, versie, creator, laatste wijzigingsdatum).
Instellingen
7. Het laatste element dat u mogelijk moet aanpassen, zijn de instellingen.
Momenteel zijn er slechts twee instellingen beschikbaar:
Het soort omgeving dat u wilt gebruiken voor de plugin. Dit is vooral bedoeld voor klanten die toegang hebben tot een sandbox-omgeving om integraties te testen. U zult dit waarschijnlijk op “production” moeten laten staan.
Het automatisch toewijzen van punten en formulieren aan gebruikers op basis van uw projectinstellingen. Standaard is deze optie uitgeschakeld, wat betekent dat u dit handmatig moet doen.
Verder gaan
Na een tijdje met de Excel-plugin gewerkt te hebben, wilt u misschien meer geavanceerde functies gebruiken: meerdere gebruikers of documenten koppelen, opmerkingen toevoegen aan een punt of formulier, dashboards maken of projectplanning doen met de plugin.
Al deze functies worden behandeld in ons volgende F.A.Q.-artikel: “verder gaan”.
Lees verder:
Een vraag? Contacteer ons hier of rechtstreeks vanuit de applicatie.