Na het leren van de basis van de Excel-plugin, vraagt u zich misschien af hoe u meer geavanceerde acties kunt uitvoeren. Deze pagina geeft u enkele ideeën om verder te gaan met uw kennis van de plugin.

Hoewel u alleen sheets kunt krijgen met vooraf gedefinieerde gegevens uit projecten of lijsten, kunt u filteren/verbergen en sorteren om snel een overzicht te krijgen van alle relevante gegevens voor uw analyses.

1. Het werkt precies zoals in een klassieke Excel-sheet. Klik op het pijltje naast een kolomtitel, bijvoorbeeld “category”. Sorteer en filter zoals u wilt.

U kunt kolommen ook verbergen door ze te selecteren en op “hide” te klikken.

Voor sommige kolommen (zoals “user in charge”, documenten) ziet u dat cellen meerdere waarden kunnen bevatten. U heeft echter alleen toegang tot een enkele dropdown.

2. Om deze cellen te wijzigen en bijvoorbeeld meerdere gebruikers aan een punt te koppelen, gaat u in de cel en opent u de formule-editor. Houd Alt ingedrukt en druk op Enter om een nieuwe regel toe te voegen. U kunt dan extra gegevens invoeren. U kunt ook inhoud van andere cellen kopiëren.

Aproplan biedt de mogelijkheid om op elk moment commentaar te geven op alle opmerkingen die u in het veld ziet.

3. Om commentaar te geven in de Excel-plugin, typt u gewoon wat u wilt in de comments-cel en uploadt u het vervolgens. De bestaande inhoud wordt niet overschreven; uw commentaar wordt toegevoegd naast de andere.

De sheets van de Excel-plugin ondersteunen volledig formules en macro’s. Het wordt niet aanbevolen om automatisch alle Aproplan-gegevens bij te werken via macro’s, omdat dit de integriteit van uw gegevens kan beïnvloeden. U kunt ze echter wel gebruiken om inzichten te krijgen (zoals planning of dashboards).

Een goed gebruik van de gegevens is bijvoorbeeld het maken van een eenvoudig te gebruiken projectplanning. Pas de datums aan (aanmaakdatum, vervaldatum) en maak een planningstabel die uw werkwijze weerspiegelt.

Er is al een voorbeeld van een planningsgrafiek beschikbaar aan de rechterkant van uw sheet. Pas het uiterlijk, kleur en formules aan om de gewenste planning te krijgen.

Nu uw Aproplan-gegevens in Excel staan, kunt u dashboards maken. Maak draaitabellen, grafieken en aangepaste formules om uw projecten automatisch te monitoren.

Soms ziet u foutmeldingen bij het uploaden van uw sheet. Dit is normaal! Aproplan kan in dat geval niet garanderen dat de gegevens:

Hierdoor kunnen soms foutmeldingen verschijnen.

Voorbeelden van foutmeldingen:

Er is een fout op regel 5. De categorie bestaat niet. Dit komt doordat iemand de categorie van het punt heeft gewijzigd zonder de bijbehorende subcategorie aan te passen. Het uploaden in Aproplan lukt dan niet.

Voorbeeld 2:

Een andere fout kan optreden wanneer Aproplan geen uniek element kan vinden voor een gegeven naam. Bijvoorbeeld: iemand probeerde een punt te koppelen aan een document “Plan_LetsBuild”, maar er zijn meerdere documenten met dezelfde naam. De plugin weigert dan om fouten te voorkomen.

Na het pushen van gegevens geeft de plugin aan dat er fouten zijn opgetreden.

Afhankelijk van het aantal fouten (meer of minder dan 5) zal de plugin aangeven of:

Als u het blad opnieuw downloadt, worden alle niet-geüploade gegevens overschreven met de correcte informatie uit Aproplan.

Als u dit niet wilt, kunt u:

Als u een melding niet begrijpt of hulp nodig heeft bij het corrigeren, neem contact op met onze klantensupport via de groene chatknop rechtsonder in de applicatie.

Er zijn veel manieren om de Excel Plugin te gebruiken. Afhankelijk van uw werkwijze en gewenste acties, kunt u de plugin op verschillende manieren inzetten om productiever te werken.

In dit gedeelte verzamelen we succesvolle use cases van klanten die de plugin al gebruiken. Als u iets interessants wilt delen, neem dan contact op via de groene chatknop in de applicatie.

Om alle mogelijkheden van de plugin te benutten (dashboards, planning, projectmanagement), moet u uiteraard gegevens in Aproplan hebben om de spreadsheets te vullen.

Bij nieuwe gebruikers is dit mogelijk nog niet het geval. De Excel-plugin kan helpen historische gegevens uit eerdere systemen (CRM, spreadsheets, papieren documenten, etc.) te importeren. Vertaal alles naar een plugin-sheet en upload het naar Aproplan.

Een andere use case is het “list pattern”. Afhankelijk van uw sector en projecten, kunnen er terugkerende patronen zijn in uw Aproplan-gegevens.

Bijvoorbeeld: een bedrijf dat huizen bouwt. Elke woning doorloopt hetzelfde proces: inspectie, actie ondernemen, controleren.

Al deze hoofdacties kunnen vooraf gedefinieerd en gekopieerd worden van een bestaand project naar een nieuw project via de plugin. Dit bespaart tijd en maakt processen schaalbaarder en overzichtelijker.

Lees verder:

Een vraag? Contacteer ons hier of rechtstreeks vanuit de applicatie.