INLEIDING
In dit artikel wordt stap voor stap uitgelegd hoe u een formulierensjabloon maakt, hoe u het importeert in uw bedrijf en hoe u veelvoorkomende fouten vermijdt.
De eenvoudigste manier om te beginnen is door het voorbeeldbestand te downloaden vanuit de applicatie. Dit zorgt ervoor dat u een up-to-date sjabloon hebt en toegang krijgt tot de gebruikersgids en een voorbeeld ter ondersteuning.
Om het voorbeeld te downloaden:
Klik linksboven op "Bedrijf".
Ga naar "Formulieren".
Klik rechtsonder op de groene "+" knop.
Selecteer "Voorbeeld downloaden".
Zodra u het Excel-bestand opent, vindt u:
De gebruikershandleiding in meerdere talen (Duits, Frans, Nederlands, Engels).
Een voorbeeldblad.
Een "DATA" blad, waarin u uw formulierensjabloon moet maken.
Belangrijk : U mag de namen van de bladen niet wijzigen, anders zal de applicatie dit als een fout beschouwen.
SJABLOON MAKEN
Om een sjabloon te maken, moet u de volgende verplichte kolommen invullen :
Template Title (D):
Naam van het formulierensjabloon (max 255 tekens)
Veelvoorkomende fout : De titel moet overal exact hetzelfde zijn binnen het heel sjabloon.
Template Type (E):
Een keuze tussen 3 types (Veiligheid, Kwaliteit, Milieu).
Het is een type per sjabloon.
Template Language (F):
Selecteer de taal van het sjabloon. Dit is één taal per sjabloon.
Title (L):
Titel van de sectie óf vraag. Het maximaal aantal leestekens is 255.
Tip: Om erachter te komen wat het exacte aantal leestekens is, kunt u de volgende Excel formule gebruiken: =NBCAR(text). Als u dus bijvoorbeeld wilt weten welke hoeveelheid aan leestekens er staan in kolom L, lijn 3, dan typt u: =NBCAR(L3) en vervolgens klikt u op 'Enter' om het aantal leestekens te zien.
Type (M):
Keuze tussen 'Section' en 'Question'. Verwijs naar de 'Title (L)' kolom. Als het een sectie is dan kiest u 'Section'. Als het een vraag is, kies dan 'Question'.
Question Type (P):
6 mogelijke keuzes. Kan alleen ingevuld worden voor de 'Questions'. Voor de 'Sections' blijft de cell leeg.
De onderstaande schermafbeeldingen zijn een voorbeeld van hoe het in het formulier weergegeven wordt.
Freetext : open vraag, geeft de mogelijkheid om tekst toe te voegen
DateTime : geeft de mogelijkheid om een datum in de kalender te selecteren
FreeNumber : open numerieke vraag, geeft de mogelijkheid om een getal toe te voegen
PredefinedNumber : geeft de mogelijkheid om een vooraf gedefinieerd getal te kunnen selecteren in kolom Q
PredefinedString : antwoord met een keuze tussen twee mogelijkheden zoals "yes", "no" of "ok" "not ok", enz.
MultipleChoice: meerkeuze vraag
Question Predefined Choices (Q):
Dient alleen ingevuld te worden voor PredefinedNumber, PredefinedString and MultipleChoice vragen
Alle gegeven antwoorden moeten ingevoerd worden tussen "aanhalingstekens". een Enter is vereist tussen elke waarde (druk op "alt" + Enter of "Ctrl" + Enter)
Veelvoorkomende fout: De aanhalingstekens zijn dubbele aanhalingstekens, dus niet twee keer de apostrof maar eenmaal de aanhalingstekens
Met al deze gegevens kunt u het formulierensjabloon nu al importeren in de sectie "Company" van uw Aproplan-account.
Als u echter uw sjabloon wilt uitbreiden, zijn hier de optionele gegevens die u kunt toevoegen:
Reference (A) :
De applicatie maakt het automatisch aan wanneer het sjabloon wordt geïmporteerd, maar u kunt het ook handmatig maken. De referentie is verplicht als u voorwaardelijke regels toevoegt.
U moet de S voor de sectie en de Q voor de vraag noteren. Bijvoorbeeld: S1_Q1 voor sectie 1, vraag 1, daarna S1_Q2 voor sectie 1, vraag 2.
Let op: Om naar de volgende sectie te gaan, moet u een regel toevoegen met de sectie zelf. Bijvoorbeeld, om naar sectie 2 te gaan, heeft u een regel met het nummer S2 nodig, gevolgd door de regel S2_Q1, dan S2_Q2, enzovoort.
Veelvoorkomende fout: Een nummering mag niet gedupliceerd worden en moet altijd opvolgen. Het is niet mogelijk om meerdere sectieniveaus te hebben. Het is verplicht om minimaal één vraag per sectie te hebben.
Question Conformity Rules (W) :
De Conformity Rules bepalen of het antwoord op de vraag conform is of niet. Wanneer een niet-conform antwoord wordt gekozen, wordt een kleine waarschuwing gekoppeld in de applicatie en kunt u het aantal niet-conformiteiten van uw formulier zien.
Conformity rules zijn alleen mogelijk voor vragen van het type PredefinedNumber, PredefinedString en MultipleChoice. U moet de conformiteitswaarde tussen haken en aanhalingstekens aangeven : ["value"]
Voorbeeld : De vraag is "Draag je een helm op het bouwplaats?". De mogelijke antwoorden zijn "Ja" en "Nee". We verwachten het antwoord "Ja", dus we moeten ["Ja"] toevoegen in kolom W.
Conditional Rule (column B) :
De conditionele regels (eq, isna, isconform, etc.) bepalen of een vraag of sectie wordt weergegeven op basis van eerder gegeven antwoorden.
Belangrijk : Om conditionele regels toe te voegen, moet kolom A (referentie) worden ingevuld (zie vorige punt). Conditionele regels zijn alleen mogelijk voor vragen van het type PredefinedNumber, PredefinedString en MultipleChoice.
eq(Referentie, "value") : Verwijs naar de specifieke vraag (Referentie), dan geef de bijbehorende waarde tussen aanhalingstekens.
Voorbeeld: Ik heb twee vragen.
De eerste is S1_Q1: "Heb je je e-mails doorgestuurd?" en de volgende vraag is S1_Q2: "Naar welke afdeling?".
Ik wil dat de tweede vraag alleen wordt weergegeven als de persoon "Ja" antwoordt op de eerste vraag (dus als hij "Nee" antwoordt, wordt de tweede vraag niet weergegeven).
Daarvoor voeg ik een voorwaarde toe in de regel van S1_Q2, waarbij ik de referentie van de aangegeven vraag en de bijbehorende waarde invul: eq(S1_Q1, "Ja").
Let op : Als het vraagtype MultipleChoice is, moet u naast de aanhalingstekens ook vierkante haakjes toevoegen.
Voorbeeld: eq(S1_Q1, ["Ja"]).
Wij raden het niet aan om een conditionele regel te gebruiken met een MultipleChoice-vraag. Neem contact op met onze support voor meer informatie.
isna(Reference) : Als het aangegeven antwoord wordt beschouwd als Niet van toepassing (Not Applicable). Voorbeeld : isna(S1_Q1).
isconform(Reference, "value") : Als het aangegeven antwoord conform is.
"Waarde" kan alleen "True" (voor conform) of "False" (voor niet-conform) zijn.
Voorbeeld: isconform(S2_Q1, "True").
Let op: Om deze regel te gebruiken, is het verplicht om conformiteitsregels toe te voegen (zie volgend punt).
AND (x,y) of OR (x,y): Wanneer er meer dan twee voorwaarden zijn, moet u meerdere AND/OR-operatoren nesten binnen dezelfde conditionele regel. Voorbeeld : AND(OR(isconform(S1_Q1, "True"), isconform(S1_Q2, "True")), isna(S1_Q3))
Let op : Een enkele voorwaarde vereist geen AND of OR.
Voorbeeld: eq(S1_Q1, "Groen"). De limiet is 14 AND/OR-operatoren per regel.
Allow signature (column Z) :
Kies tussen True en False. Standaardinstelling : Als er niets in deze kolom wordt toegevoegd, wordt dit als False beschouwd (handtekeningen kunnen dus niet worden toegevoegd).
Veelgemaakte fout :
De hele kolom moet worden ingevuld met de gekozen waarde (True of False).
Dit geldt zowel voor secties als voor vragen.
Het is niet mogelijk om in één formulier zowel vragen met als zonder handtekening te hebben. Keuze vanaf het begin : Handtekening toestaan? Overal "True" invullen.
Geen handtekening toestaan? Overal "False" invullen.
Answer Default Value (AA) :
Een standaardwaarde wordt automatisch ingevuld wanneer het formulier wordt aangemaakt. Voor de vraagtypes FreeText, FreeNumber, DateTime, PredefinedString en PredefinedNumber moet de antwoordwaarde direct en zonder aanhalingstekens worden ingevoerd (DateTime in dd/mm/yyyy-formaat).
Let op : De antwoordwaarden moeten al bestaan in de vooraf gedefinieerde keuzes van de vraag. Voor MultipleChoice moeten de antwoordwaarden elk tussen aanhalingstekens op een aparte regel worden ingevoerd.
IMPORT FORM TEMPLATE
Zodra het sjabloon is aangemaakt, kunt u het importeren in uw bedrijf.
Om dit te doen, klikt u op "bedrijf" linksboven, vervolgens op "formulieren", daarna onderaan rechts op de groene "+", en klik ten slotte op "bladeren".
Wanneer het sjabloon is geïmporteerd, kunt u het gebruiken in het project dat u wilt en zal iedereen in uw bedrijf het kunnen gebruiken.
Om het in een project te gebruiken, moet u naar een project gaan, vervolgens naar een lijst. Ga daarna naar het tabblad "Formulier" en klik op de groene "+" rechts onderaan. Om uw sjabloon te vinden, moet u het juiste type inspectie selecteren, dat wil zeggen degene die u heeft toegevoegd in de "E" kolom van uw formulier-sjabloon. Klik daarna op "mijn bedrijf" en kies de taal van uw sjabloon (de taal die u heeft toegevoegd in kolom "F" van uw formulier-sjabloon). Zodra u het sjabloon heeft gevonden, kunt u het selecteren en importeren.
Let op : Als u de groene "+" niet ziet, bevindt u zich niet in een lijst of bent u geen manager/admin. Het is verplicht om naar een lijst te gaan om een formulier te maken.
Heeft u hulp nodig ? Als u een foutmelding krijgt bij het importeren van uw formulier-sjabloon, kunt u uw Excel-bestand rechtstreeks naar het supportteam sturen via de chat van de applicatie of per e-mail naar support@letsbuild.com.